No dia a dia das empresas, é normal reunir pessoas para tratar de assuntos importantes para o andamento dos negócios. No entanto, muitas vezes esses encontros são frustrados e as expectativas dos envolvidos não são devidamente atendidas. Isso acontece, em grande medida, porque o assunto da reunião se perde para outros que sequer estavam previstos em pauta.

Existem algumas dicas que podem ajudar a criar uma cultura de organização nos encontros. Veja só, nada impede que as pessoas se reúnam para conversas aleatórias e cafezinhos, mas o nosso ponto aqui é aquela reunião que surge em razão de temas que precisam ser enfrentados. São situações que normalmente exigem dos envolvidos o compromisso com uma agenda que não é de sua rotina. Por isso, o bom resultado decorrente da disponibilização da agenda e do tempo das pessoas depende de certo nível de organização.

O primeiro passo para fazer uma reunião é entender o seu objetivo. Por qual motivo eu preciso reunir as pessoas, levando em consideração que a comunicação não pode ser realizada por outro meio? Podemos separar suas finalidades em três grupos diferentes:

1) Reuniões informativas: normalmente com uma dinâmica predominantemente unilateral;
2) Reuniões de alinhamento: com participação multilateral;
3) Reuniões deliberativas: com votação e tomada de decisões.

A reunião até pode ter uma pauta mista, mas é muito importante saber delimitar a sua finalidade. Tópicos como “assuntos gerais” não podem trazer conteúdos que exijam debates e deliberações qualificadas, assim como devem evitar manifestações que não sejam do interesse da empresa ou que comprometam o tempo previsto para o encontro.

Como a reunião não é um lugar de confraternização, nada mais justo do que saber determinar quem deve comparecer. Uma forma de praticar essa escolha é por meio da pergunta: “que papel esta pessoa irá desempenhar?”

De maneira geral, comece definindo previamente a pauta e a comunique aos convidados de forma taxativa (a pauta é essa e ponto final). Uma boa prática, caso exista algum documento a ser usado ou apresentado na reunião, é entregá-lo com antecedência para que todos possam estudá-lo. A dica é enviá-lo juntamente com a convocação. E lembre-se: a reunião tem uma finalidade a ser cumprida, então, quanto maior o nível de estudo e compreensão de todos sobre os assuntos, melhores serão os resultados.

Antes de entrar na reunião, tente responder a seguinte pergunta para organizar o seu roteiro: “como alcançar o propósito declarado para o encontro?” Improviso não é uma estratégia. Além disso, pode parecer óbvio, mas toda reunião deve começar no horário marcado. Se ter horário para começar é um elemento importante, o horário de término também deve ser previsto. Assim, uma reunião somente ganha importância quando é tratada com respeito pelos seus envolvidos.

A partir dessas perspectivas, já é possível receber as pessoas, registrar suas presenças e não perder o foco sobre os assuntos a serem tratados. Criar regras e comunicá-las antes de começar a pauta é de bom tom. Isso significa deixar claro que assuntos divergentes serão interrompidos, o celular não deve ser acessado, o uso da palavra é por ordem de manifestação, as pessoas não devem se manifestar enquanto a outra estiver falando, haverá um tempo previsto para cada intervenção, dentre outros exemplos.

No geral, uma boa reunião é organizada, com pauta definida e o conhecimento de todos sobre a sua contribuição para alcançar uma finalidade específica. Outros assuntos sempre vão surgir, mas registrar em ata e criar encaminhamentos é a alternativa ideal para não comprometer a finalidade do encontro atual e aproveitar melhor o recurso mais valioso que temos: o tempo.